KI-Tools und Software als Lehrkraft von der Steuer absetzen

Die Grundlage: Arbeitsmittel als Werbungskosten

Werbungskosten sind nach § 9 Abs. 1 EStG Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Ausdrücklich dazu gehören Arbeitsmittel (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 6). Für Lehrkräfte sind das zum Beispiel Fachliteratur, Unterrichtsmaterial, ein Computer oder Software, die du für Unterricht, Vorbereitung und Korrektur nutzt. Das gilt für Angestellte wie für Beamtinnen und Beamte, denn beide beziehen Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (§ 19 EStG).

Nicht abziehbar sind Kosten der Lebensführung, auch wenn sie dem Beruf nützen (§ 12 Nr. 1 EStG). Für Fachliteratur hat der Bundesfinanzhof bei einer Lehrkraft entschieden, dass auch die Unterrichtsvorbereitung eine überwiegend berufliche Nutzung begründen kann, selbst für eine Unterrichtseinheit, die nicht stattgefunden hat (H 9.12 LStH).

Erst über 1.230 Euro wirkt es

Ohne Nachweis zieht das Finanzamt für Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro ab (§ 9a EStG). Einzelne Kosten wirken sich deshalb nur aus, wenn alle zusammen darüber liegen. Ein einzelnes Abo mit kleinem Monatsbetrag ändert allein nichts. Mit den Fahrten zur Schule, Fachliteratur und weiteren Arbeitsmitteln kommt die Summe aber schneller zusammen.

Abo oder Kauf: wann du was absetzt

• Abos und laufende Gebühren zählen in dem Jahr, in dem sie bezahlt wurden (§ 11 Abs. 2 EStG). Bei einem Jahresabo ist das das Jahr der Abbuchung.
• Gekaufte Software und Computer dürfen nach einem BMF-Schreiben von 2022 mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr angesetzt werden, ausdrücklich auch bei Arbeitnehmern. Der Betrag wirkt sich dann im Jahr der Anschaffung voll aus.
• Andere Arbeitsmittel bis 800 Euro ohne Umsatzsteuer setzt du im Jahr der Anschaffung voll ab, und zwar mit dem Bruttobetrag (R 9.12 LStR). Teurere Arbeitsmittel werden über ihre Nutzungsdauer verteilt.

Beruflich und privat genutzt

Die meisten KI-Abos sind keine reinen Berufswerkzeuge. Wer ein allgemeines Abo auch für private Texte oder die Urlaubsplanung nutzt, nutzt es gemischt. Die Finanzverwaltung unterscheidet nach einem BMF-Schreiben von 2010:

• Privater Anteil unter 10 Prozent: Die Kosten sind voll abziehbar.
• Beruflicher Anteil unter 10 Prozent: Nichts ist abziehbar.
• Dazwischen: Die Kosten werden aufgeteilt, nach einem Maßstab, den du nachvollziehbar begründen und dokumentieren kannst. Fehlt eine Grundlage für die Schätzung, ist nichts abziehbar.

Für Computer darf die Verwaltung bei nicht unwesentlicher privater Nutzung von je der Hälfte beruflicher und privater Nutzung ausgehen (H 9.12 LStH). Ob das für Software-Abos ebenso gilt, ist nicht amtlich geregelt. Das BMF-Schreiben nennt als Beispiel ein allgemeines Zeitungsabo, das insgesamt nicht abziehbar ist. Je allgemeiner ein Werkzeug ist, desto wichtiger ist es, die berufliche Nutzung zu belegen. Bei Werkzeugen, die sich nur beruflich sinnvoll nutzen lassen, etwa einer Software für die Korrektur von Klassenarbeiten, stellt sich die Frage nach dem privaten Anteil meist gar nicht.

Die Finanzverwaltung NRW fasst die 10-Prozent-Grenze auf ihrer Seite zu gemischt genutzten Aufwendungen zusammen.

Homeoffice-Pauschale und Arbeitsmittel

Ein häusliches Arbeitszimmer können Lehrkräfte in der Regel nicht voll absetzen, weil der Mittelpunkt ihrer Arbeit nicht dort liegt. Möglich ist die Tagespauschale von 6 Euro, höchstens 1.260 Euro im Jahr (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 6c EStG). Nach dem BMF-Schreiben von 2023 gilt sie für Lehrkräfte auch an Tagen, an denen sie in der Schule unterrichten, weil Klassen- und Lehrerzimmer kein anderer Arbeitsplatz sind. Arbeitsmittel wie Software sind von der Pauschale nicht umfasst und kommen zusätzlich dazu.

Welche Belege du brauchst

• Rechnungen aufbewahren. Das Finanzamt kann Nachweise anfordern (Finanzverwaltung NRW).
• Berufliche Nutzung festhalten. Notiere, wofür du das Werkzeug nutzt, etwa Erwartungshorizonte für Klasse 9 oder die Korrektur der Abiturklausuren. Je allgemeiner das Werkzeug, desto wichtiger ist das.
• Aufteilung begründen. Setzt du nur einen Anteil an, schreib auf, wie du ihn geschätzt hast.
• Nur was du selbst bezahlst. Übernimmt die Schule oder der Schulträger die Kosten, setzt du sie nicht ab.
• Homeoffice-Tage aufzeichnen, wenn du die Tagespauschale nutzt.